헌법재판소기록물관리규칙
제1조 (목적) 이 규칙은 공공기관의기록물관리에관한법률(이하 "법"이라 한다)에서 위임된 사항과 그 시행에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
제2조 (정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.
1. "기록물관리기관의 장"이라 함은 심판사무국장을 말한다.
2. "카드류"라 함은 사람ㆍ물품 또는 권리관계 등에 관한 사항의 관리를 위하여 낱장으로 된 일정서식에 변동사항을 연속적으로 기록하면서 비치ㆍ활용하는 인사기록카드 등의 기록물의 유형을 말한다.
3. "도면류"라 함은 설계도 등 낱장 또는 여러장의 도형이나 그림으로 된 특수규격의 기록물로서 일반문서류와 분리하여 도면함 또는 도면봉투 등에 관리하여야 하는 기록물의 유형을 말한다.
4. "비치기록물"이라 함은 카드ㆍ도면ㆍ대장 등과 같이 주로 사람ㆍ물품 또는 권리관계 등에 관한 사항의 관리나 확인 등에 수시로 사용되고 처리과에서 계속하여 비치ㆍ활용하여야 하는 기록물을 말한다.
5. "기록물철"이라 함은 2건 이상의 관련기록물을 함께 담아 관리하는 서류철, 카드ㆍ도면ㆍ사진 등의 보관봉투, 테이프ㆍ필름 등의 롤, 개개의 디스켓 또는 디스크, 컴퓨터파일의 디렉토리 등 기록물 묶음의 기본단위를 말한다.
6. "전문관리기관시스템"이라 함은 기록물의 수집ㆍ평가ㆍ재분류ㆍ보존(복제본 제작 및 보존매체수록을 포함한다)ㆍ활용 등 기록물의 관리가 전자적으로 수행되는 시스템을 말한다.
제3조 (특수기록물관리기관) 법 제6조제1항의 규정에 의한 특수기록물관리기관(이하 "기록물관리기관"이라 한다)은 헌법재판소사무처 심판사무국으로 한다.
제4조 (자료관) 법 제9조의 규정에 의한 자료관은 따로 설치하지 아니하며, 기록물관리기관이 자료관의 업무를 수행한다.
제5조 (조사ㆍ연구 또는 검토서의 작성)
①각 부서가 다음 각호의 1에 해당하는 사항을 행하고자 하는 경우에는 사전에 조사ㆍ연구 또는 검토서를 작성하여 보존하여야 한다.
1. 법령의 제정 또는 개정이나 이에 상당하는 주요 정책의 결정이나 변경
2. 대규모의 예산이 투입되는 주요 사업 또는 공사
3. 기타 조사ㆍ연구 또는 검토서의 작성이 필요하다고 인정되는 사항
②제1항의 규정에 의한 조사ㆍ연구 또는 검토서에는 다음 각호의 사항이 포함되어야 한다.
1. 발단경위
2. 제안자 등 관련자의 소속ㆍ직급 및 성명
3. 기관장 또는 관계기관의 지시ㆍ지침 또는 의견
4. 관련현황과 검토내용
5. 각종 대안과 조치의견
6. 예상되는 효과 또는 결과의 분석 등
제6조 (회의록의 작성)
①각 부서가 다음 각호의 1에 해당하는 회의를 개최하는 경우에는 회의록을 작성하여야 한다.
1. 헌법재판소장 또는 헌법재판소사무처장(이하 "사무처장"이라 한다)이 참석하는 회의
2. 주요정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 헌법연구관 및 3급이상의 주요 직위자를 구성원으로 운영되는 회의
3. 기타 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요 회의
②제1항의 규정에 의한 회의록에는 회의명, 회의개최부서, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자 명단, 회의진행순서, 상정안건, 발언요지, 결정사항 및 표결내용에 관한 사항이 포함되어야 한다. 이 경우 기록물관리기관의 장이 지정하는 회의의 발언요지는 속기록을 작성하거나 녹음기록에 그 요지를 첨부하는 방법으로 작성한다.
③회의록은 당해 회의를 소집 또는 주관하는 부서에서 작성하여야 하며, 주관부서가 불분명한 경우에는 회의참석자중 최선임자가 속하는 부서에서 작성한다.
제7조 (시청각기록물의 생산)
①각 부서는 다음 각호의 1에 해당하는 사항에 대하여는 시청각기록물을 생산하여야 한다.
1. 헌법재판소장ㆍ헌법재판소재판관 및 사무처장의 주요 업무관련 활동과 인물사진
2. 헌법재판소의 주요행사
3. 대규모 예산이 투입되는 주요 사업 또는 공사
4. 기타 시청각기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항
②제1항의 규정에 의한 시청각기록물은 시행전ㆍ시행과정 및 시행후의 주요상황을 체계적으로 파악할 수 있도록 생산되어야 한다.
제8조 (기록물의 등록)
①각 부서가 기록물을 생산 또는 접수한 때에는 처리과별로 기록물등록대장에 당해 기록물을 등록하여 생산등록번호 또는 접수등록번호를 부여한 후 당해 생산등록번호 또는 접수등록번호를 기록물에 표기하되, 생산등록번호 또는 접수등록번호를 기록물에 표기하는 때에는 제4항의 처리과 기관코드에 갈음하여 처리과명을 표기한다.
②제1항의 규정에 불구하고 결정서ㆍ사건기록 및 심판사무관련장부 등 심판관련 기록물에 대해서는 따로 헌법재판소규칙으로 정할 수 있다.
③문서과가 접수하여 처리과로 배부하는 기록물에 대하여는 기록물배부대장에 당해 기록물의 접수 및 배부사항을 등록하고, 이를 당해 기록물에 표기하여야 한다.
④제1항의 규정에 의한 생산등록번호 및 접수등록번호는 각각 처리과기관코드와 연도별 등록일련번호로 구성한다.
⑤각 부서는 기록물의 본문과 첨부물이 규격차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구성되어 있는 등 첨부물을 본문에서 떼어내어 따로 관리할 필요가 있는 경우에는 첨부물을 분리하여 등록하여야 한다. 이 경우 첨부물의 등록번호는 본문의 생산등록번호 또는 접수등록번호에 첨부일련번호를 추가한 번호로 구성한다.
⑥기록물등록대장 및 기록물배부대장은 헌법재판소내규(이하 "내규"라 한다)가 정하는 바에 따라 전산으로 관리하되, 당해 기록물등록대장 및 기록물배부대장에 등록된 사항(분류등록사항을 제외한다)은 임의로 삭제 또는 수정하지 못하도록 관리하여야 하며, 사후에 이를 삭제 또는 수정하는 경우에는 삭제 또는 수정전의 기록이 그대로 남도록 관리하여야 한다.
제9조 (공식문서외의 중요기록물의 등록ㆍ관리) 각 부서의 장은 다음 각호의 1에 해당하는 기록물을 등록하여 관리하여야 한다.
1. 제5조제1항 각호의 1에 해당하는 사항과 관련한 문서가 결재 또는 검토과정에서 반려되거나 중요한 내용의 수정을 위하여 재작성된 경우 반려된 문서 또는 재작성전의 원본문서
2. 기타 기록물관리기관의 장이 정하는 기록물
제10조 (기록물의 분류)
①각 부서는 기록물을 기록물분류기준표에 따라 처리과별ㆍ단위업무별로 분류하여 기록물등록대장에 기록한다.
②기록물분류기준표는 기록물관리기관의 장이 이를 작성하여 고시하여야 한다. 다만, 기록물분류기준표를 전산으로 관리하는 경우 당해 전산자료를 정보통신망에 제공한 때에는 이를 고시하지 아니할 수 있다.
③기록물분류기준표에는 처리과기관코드, 기능분류번호, 보존분류기준 등에 관한 사항이 포함되어야 한다.
④기록물의 기능분류번호는 별표 1의 기능분류기준에 따라 대기능ㆍ중기능ㆍ소기능ㆍ단위업무ㆍ단위사안의 5단계로 구분하여 부여하되, 단위사안에 대한 기능분류번호는 사전에 정하지 아니하고 제11조제4항의 규정에 의한 연도별 기록물철 등록연번으로 갈음한다.
⑤직제개정 또는 기능의 신설ㆍ폐지 등으로 기록물분류기준표의 변경이 필요하다고 인정하는 때에는 내규가 정하는 바에 따라 지체없이 기록물분류기준표변경신청서를 기록물관리기관의 장에게 제출하여야 한다.
⑥각 부서는 기록물분류기준표 또는 동 변경신청서를 작성함에 있어서 업무내용이 비밀로 관리되어야 할 필요가 있는 때에는 당해 단위업무명 또는 단위사안명에 가명을 부여하여 작성하고 당해 기록물분류기준표 관련자료를 비밀로 분류하여 관리하여야 한다.
제11조 (편철 및 관리)
①각 부서는 사안별로 기록물철을 만들어 기록물을 발생순서에 따라 편철한다.
②처리과의 장은 단위업무별 기록물철 작성기준을 수립하여 기록물이 체계적으로 편철ㆍ관리되게 하여야 한다.
③제1항 및 제2항의 규정에 의하여 작성된 기록물철은 기록물철등록부에 등록하여 분류번호를 부여받은 후 기록물철에 당해 분류번호를 표기하여야 한다. 다만, 2권이상으로 분철된 기록물철에 대하여는 기록물철의 분류번호 다음에 괄호를 하고, 괄호안에 권호수를 기입한다.
④기록물철의 분류번호는 처리과기관코드, 단위업무코드 및 연도별기록물철 등록연번으로 구성한다.
⑤각 부서는 기록물을 기록물분류기준 및 기록물종류별 관리에 적합한 파일 및 보관용기에 넣어 안전하게 관리하여야 한다.
⑥제5항의 규정에 의한 파일 및 보관용기의 규격과 관리방법은 내규로 정한다.
제12조 (기록물의 정리)
①각 부서는 매년 2월말일까지 내규가 정하는 바에 따라 전년도에 완결된 기록물을 정리하여야 한다.
②제1항의 규정에 의하여 기록물을 정리한 때에는 그 결과와 기록물등록대장 및 기록물철등록부에 등록되어 있는 내용이 일치되도록 하여야 한다.
제13조 (보존기간)
①기록물의 보존기간은 영구ㆍ준영구ㆍ20년ㆍ10년ㆍ5년ㆍ3년ㆍ1년의 7종으로 구분하며, 보존기간별 분류기준은 별표 2와 같다. 다만, 결정서ㆍ사건기록 및 심판사무관련장부 등 심판관련 기록물에 대해서는 따로 헌법재판소규칙으로 정할 수 있다.
②기록물의 보존기간은 제1항의 규정에 의한 보존기간별 분류기준과 기록물분류기준표에 정한 보존기간을 기준으로 처리과의 장이 제12조의 규정에 의한 기록물의 정리시에 기록물철 단위로 책정한다. 다만, 특별히 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물에 대하여는 기록물관리기관의 장이 보존기간을 직접 정할 수 있다.
③보존기간의 기산일은 당해 기록물의 처리가 완결된 날이 속하는 해의 다음해 1월 1일로 한다.
④보존기간이 준영구로 되어 있는 기록물에 대하여는 보존기간의 기산일부터 50년 이 경과하면 20년마다 기록물관리기관의 장이 보존기간을 재분류하여야 한다.
제14조 (보존방법) 보존기간이 준영구 이상인 기록물의 보존방법은 다음 각호와 같으며, 기록물의 보존방법별 분류기준은 별표 3과 같다.
1. 원본과 보존매체를 함께 보존하는 방법
2. 원본은 폐기하고 보존매체만 보존하는 방법
3. 원본을 그대로 보존하는 방법
제15조 (보존장소) 기록물분류기준표에 이관대상으로 분류된 기록물은 보존기간 종료시까지 기록물관리기관에서 보존한다.
제16조 (공개여부의 구분관리)
①각 부서의 장은 기록물을 이관하는 때에는 당해 기록물의 공개여부를 표시하여 이관하여야 한다.
②기록물관리기관의 장은 소장기록물의 공개여부를 구분하여 관리하여야 한다.
③보존기간이 준영구 이상인 기록물에 대하여는 기록물관리기관의 장이 당해 기록물을 이관받은 후 공개여부를 재분류할 수 있다.
④기록물의 공개여부 구분은 기록물의 건단위 또는 쪽단위로 표시하되, 공개가 제한되는 기록물의 분량이 최소화되도록 하여야 한다.
⑤공개가 제한되는 기록물로 표시된 기록물이 보존기간의 기산일부터 30년이 경과한 경우에는 당해 기록물의 공개여부를 재분류하여야 한다.
제17조 (기록물생산현황의 통보) 처리과의 장은 매년 4월 30일까지 기록물관리기관의 장에게 전년도의 기록물생산현황을 통보하여야 한다. 이 경우 기록물생산현황의 통보는 전년도의 기록물등록대장ㆍ기록물배부대장 및 기록물철등록부의 전산파일을 제출하는 방법으로 한다.
제18조 (기록물의 이관)
①각 부서의 기록물중 기록물분류기준표에 이관대상으로 분류된 기록물은 처리과에서 보존기간의 기산일부터 5년의 범위내에서 보존한 후 기록물관리기관으로 이관한다. 다만, 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 경우에는 보존기간의 기산일부터 9년의 범위내에서 기록물의 이관시기를 연장할 수 있다.
②각 부서는 제1항의 규정에 의하여 기록물을 이관하고자 하는 때에는 내규가 정하는 바에 따라 기록물을 보존기간별로 구분하여 보존상자에 넣은 후 이관목록과 함께 제출하여야 한다.
③기록물관리기관의 장은 매년 11월 30일까지 부서별 기록물의 이관일정 및 이관대상 등이 포함된 다음 연도의 기록물 수집계획을 수립ㆍ시행하여야 한다.
제19조 (기록물관리의 전산화) 기록물관리기관의 장은 기록물의 관리가 전문관리기관시스템에 의하여 전자적으로 수행되도록 하여야 한다.
제20조 (기록물의 평가분류)
①기록물관리기관의 장은 보존기간이 준영구 이상인 소장 기록물에 대하여 당해 기록물의 보존가치와 상태를 평가한 후 그 결과에 따라 기록물을 관리하여야 한다.
②기록물의 보존가치는 별표 4의 기록물의 보존가치평가기준에 따라 당해 기록물의 사료적 가치, 증빙자료적 가치 및 업무참고적 가치를 종합평가하여 3개 등급으로 분류한다.
③기록물의 상태는 별표 5의 기록물의 상태평가기준에 따라 당해 기록물의 재질 및 훼손정도를 평가하여 3개 등급으로 분류한다.
제21조 (보존매체 수록)
①보존기간이 준영구 이상인 기록물을 수록하는 보존매체의 종류와 규격은 내규로 정한다.
②다음 각호의 1에 해당하는 기록물을 보존매체에 수록하는 경우에는 마이크로필름 기타 육안으로 판독이 가능한 보존매체를 사용함을 원칙으로 한다.
1. 보존기간이 준영구 이상인 기록물중 원본을 폐기하고자 하는 기록물
2. 원본기록물의 보존성이 취약하여 대체보존이 필요하다고 인정되는 기록물
③기록물이 수록되는 마이크로필름 또는 광디스크 등에는 당해 보존매체를 생산한 기록물관리기관의 기관코드와 누년일련번호로 구성되는 필름번호 또는 디스크번호를 부여하여야 한다.
제22조 (서고관리)
①기록물을 서고에 배치하는 때에는 보존기간이 20년이하인 경우에는 기록물 형태별ㆍ보존기간별ㆍ생산연도별로, 보존기간이 준영구 이상인 경우에는 기록물형태별ㆍ보존가치등급별ㆍ보존기간별로 구분하여 배열한다.
②보존기간이 준영구 이상인 기록물은 서고에 입고하기 전에 소독을 실시하여 기록물에 손상을 주는 해충과 미생물을 제거하여야 한다.
③기록물관리기관의 장은 소장 기록물에 대하여 내규가 정하는 기준에 따라 정수점검과 상태점검을 실시하여야 한다.
제23조 (훼손기록물의 복원) 기록물관리기관의 장은 제20조의 규정에 의한 평가결과 보존가치가 1등급이고 훼손도가 3등급인 기록물중 사료적 가치가 높은 기록물에 대하여는 연도별 복원계획을 수립ㆍ시행하여야 한다.
제24조 (정보통신망에 의한 기록물열람) 정보통신망에 의하여 기록물을 열람하고자 하는 자는 내규가 정하는 바에 따라 사전에 기록물관리기관의 장으로부터 열람대상기록물의 범위와 열람기간이 지정된 식별번호를 부여받아야 한다. 다만, 기록물의 목록만을 열람하는 경우에는 그러하지 아니하다.
제25조 (목록의 작성비치)
①기록물관리기관의 장은 소장기록물에 대한 기본목록과 세부목록을 작성ㆍ비치하여야 한다. 다만, 비밀기록물 기타 관계법령에 의하여 공개가 제한되는 기록물에 대하여는 그러하지 아니하다.
②기본목록은 기록물철단위로, 세부목록은 기록물의 건단위로 작성하며, 목록의 구성항목은 별표 6과 같다.
③기록물의 기본목록ㆍ세부목록은 기록물관리기관의 장이 정하는 바에 따라 전산으로 관리하여야 하며, 목록의 세부적인 기술방법은 기록물관리기관의 장이 정한다.
제26조 (비밀기록물의 보존관리)
①각 부서가 비밀기록물을 생산하는 때에는 제10조의 규정에 의한 기록물분류기준표에 의한 보존기간과 제13조제1항 및 별표 2의 규정에 의한 보존기간별 분류기준을 참고하여 당해 비밀 원본의 보존기간을 비밀보호 기간의 책정과 동시에 정하여야 한다.
②각 부서의 장은 비밀기록물의 원본에 대하여 다음 각호의 1에 해당하는 사유가 발생한 경우에는 사유발생일이 속하는 해의 다음 연도 중에 당해 기록물을 기록물관리기관으로 이관하여야 한다. 다만, 업무활용 기타 부득이한 사유로 이관이 곤란하다고 인정되는 비밀기록물의 원본에 대하여는 기록물관리기관의 장과 협의하여 이관시기를 연장할 수 있다.
1. 일반문서로 재분류한 경우
2. 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우
3. 생산후 30년이 경과한 경우
③제2항의 규정에 의하여 기록물관리기관으로 이관하는 기록물 중 비밀기록물은 건별로 봉투에 넣어 봉인한 후 기록물 이관목록과 함께 이관하여야 한다.
④기록물관리기관의 장은 비밀기록물 중 다음 각호의 1에 해당하는 기록물에 대하여 재분류를 실시할 수 있다.
1. 보존기간의 기산일부터 30년이 경과한 비밀기록물. 다만, 예고문에 의하여 비밀보호기간이 남아있는 비밀기록물인 경우에는 생산부서와의 협의를 거쳐야 한다.
2. 생산부서와 협의하여 재분류를 위임받은 비밀기록물
3. 당해 기록물의 생산부서가 폐지되고 그 기능을 승계한 부서가 분명하지 아니한 비밀기록물
⑤기록물관리기관의 장은 비밀기록물에 대하여 별도의 전용서고를 설치하고 비밀기록물 관리인원을 지정하여야 하며, 비밀기록물의 취급과정에서 기밀이 누설되지 아니하도록 필요한 보안대책을 수립ㆍ시행하여야 한다.
제27조 (전자문서의 관리)
①각 부서가 생산하는 전자문서는 사무처장이 정하는 표준에 맞도록 생산ㆍ관리하여야 한다.
②전자문서로 생산 또는 접수한 기록물은 처리과별로 기록물등록대장에 일반문서와 함께 등록ㆍ관리하며, 전자문서의 편철은 당해 기록물등록대장에 분류등록사항을 기입하는 것으로 갈음한다.
③처리과의 장은 기록물관리기관에 전자문서를 이관하고자 하는 때에는 전자문서를 기록물관리기관의 전문관리기관시스템에 전자적인 방법으로 이관하여야 한다.
④처리과는 제3항의 규정에 의하여 전자문서를 이관한 때에는 처리과에 남아있는 전자문서파일을 즉시 삭제하여야 한다.
⑤전자문서는 컴퓨터파일로 보존하되, 보존기간이 준영구 이상인 기록물에 대하여는 기록물관리기관의 장이 마이크로필름 또는 종이문서 등 육안으로 판독이 가능한 보존매체에 수록하여 중복보존함을 원칙으로 한다.
⑥전자문서를 관리하는 기록물관리기관의 장은 제1항의 규정에 의한 표준의 전자문서와 호환성이 유지되도록 당해 컴퓨터파일을 계속적으로 전환ㆍ관리하여야 한다.
⑦기록물관리기관의 장은 전문관리기관시스템이 제1항의 규정에 의한 표준의 전자문서를 관리하는데 필요한 기술조건을 가지도록 유지ㆍ관리하여야 한다.
⑧제3항의 규정에 의하여 기록물관리기관이 수집ㆍ보존하는 전자문서는 보존기간이 종료된 뒤에도 이를 폐기하지 아니하고 계속 보존할 수 있다.
제28조 (시청각기록물의 이관시기) 보존기간이 준영구 이상인 시청각기록물은 보존기간의 기산일부터 5년이 경과하기 전에 기록물관리기관으로 이관하여야 한다. 다만, 부득이한 사유로 이관시기의 연장이 필요하다고 인정되는 때에는 보존기간 기산일부터 9년의 범위내에서 이관시기를 연장할 수 있다.
제29조 (이중보존) 법 제15조제2항 본문의 규정에 의한 보존매체 사본의 송부시기는 당해 기록물이 보존매체에 수록된 해의 다음 연도말까지로 한다.
제30조 (간행물의 보존관리)
①다음 각호의 1에 해당하는 간행물에 대하여는 법 제16조제1항의 규정에 의한 간행물의 발간등록을 생략할 수 있다.
1. 제8조의 규정에 의하여 등록된 기록물
2. 보존 및 활용가치가 낮은 단순홍보용 간행물
②간행물의 발간등록번호는 전문관리기관기호, 발행기관의 기관코드, 등록일련번호 및 발간주기구분기호로 구성한다.
③법 제16조제2항의 규정에 의한 발간등록번호의 표기는 식별이 용이한 정도의 규격으로 간행물의 앞표지 좌측 상단에 "발간등록번호"라 쓰고 그 아랫줄에 발간등록번호를 표기하는 방법으로 하여야 한다.
④재무관 및 지출관이 간행물발간 관련경비를 집행하고자 하는 때에는 당해 간행물의 발간등록여부를 확인하여야 한다.
⑤각 부서의 장은 발간등록된 간행물을 발간후 15일이 경과하기 전까지 법 제16조제2항의 규정에 의하여 기록물관리기관에 송부하여야 한다.
⑥기록물관리기관의 장은 제5항의 규정에 의하여 접수한 간행물 중 1부이상과 당해 간행물이 수록된 보존매체를 함께 보존하여야 한다.
제31조 (일반도서의 보존관리)
①각 부서가 다음 각호의 1에 해당하는 도서(이하 "일반도서"라 한다)를 취득한 때에는 내규가 정하는 바에 따라 이를 등록ㆍ관리하여야 한다. 다만, 헌법재판소도서관리내규에 의하여 도서과에서 보관하는 도서는 제외한다.
1. 각 부서의 비용으로 구입한 도서
2. 각 부서의 비용이 지출된 국외여행과정에서 취득한 도서. 다만, 사비로 구입한 개인용도의 도서는 제외한다.
3. 장기국외연수자가 연수 결과물로 작성한 논문 또는 보고서
4. 기타 각 부서가 취득한 일반도서 중 업무활용의 가치가 높다고 인정되는 도서
②기록물관리기관의 장은 제1항의 규정에 의하여 등록ㆍ관리하는 일반도서의 목록을 내규가 정하는 바에 따라 정보통신망에 제공하거나 목록집으로 발간ㆍ배포하여야 한다.
③처리과의 장은 당해 처리과에서 활용이 끝난 일반도서를 기록물관리기관으로 이관하여 공동활용되도록 하여야 한다.
④기록물관리기관의 장은 일반도서의 원활한 수집을 위하여 각 부서의 비용으로 국외여행을 하는 공무원 또는 직원에 대하여 일반도서의 수집의무를 부과하거나 민간기관ㆍ외국기관 등과 간행물 또는 일반도서의 교환에 관한 약정을 체결할 수 있다. 이 경우 수집의무를 부과한 기록물관리기관의 장 또는 각 부서의 장은 해당 기록물의 수집에 필요한 경비를 지급하여야 한다.
⑤기록물관리기관의 장은 2년에 1회이상 일반도서의 정수점검을 실시하여야 하며, 더이상 보존활용의 가치가 없다고 인정되는 일반도서는 이를 폐기할 수 있다.
제32조 (기록물의 폐기)
①기록물(비밀기록물을 제외한다)의 폐기는 기록물관리 전문요원의 심사 및 기록물폐기심의회(이하 "심의회"라 한다)의 심의를 거쳐 기록물관리기관의 장이 행한다. 다만, 결정서ㆍ사건기록 및 심판사무관련장부 등 심판관련 기록물에 대해서는 따로 헌법재판소규칙으로 정할 수 있다.
②제1항의 규정에 의한 심의회는 헌법재판소내규가 정하는 바에 따라 기록물관리기관의 장이 기록물의 폐기시 수시로 구성ㆍ운영하되, 심의회의 위원은 기록물의 보존가치의 평가에 적합하다고 인정되는 5인이내의 헌법재판소소속 공무원으로 구성함을 원칙으로 한다.
제33조 (기록물관리기관의 보존시설 및 장비기준) 기록물관리기관이 갖추어야 하는 기록물의 보존시설 및 장비의 기준은 별표 7과 같다.
제34조 (장기보존용 기록재료) 각 부서는 보존기간이 준영구 이상인 기록물을 생산하고자 하는 경우에는 별표 8에 의한 기준에 맞는 기록재료를 사용하여야 한다.
제35조 (기록물관리 전문요원의 자격과 배치)
①법 제25조의 규정에 의한 기록물관리 전문요원은 다음 각호의 1에 해당하는 자로 한다.
1. 기록물관리학 석사학위 이상을 취득한 자
2. 역사학 또는 문헌정보학 석사학위 이상을 취득한 자로서 사무처장이 정하는 기록물관리학 교육과정을 이수한 자
3. 헌법재판소소속 공무원 중 사무처장이 정하는 기록물관리학 교육과정을 이수한 자
②기록물관리 업무에 종사하는 전체인원 중 1인 이상은 기록물관리 전문요원으로 배치하여야 한다.
제36조 (확인ㆍ점검)
①기록물관리기관의 장은 기록물의 안전한 보존과 효율적 관리에 필요하다고 인정되는 때에는 각 부서의 기록물관리실태에 대하여 확인ㆍ점검을 실시할 수 있다.
②기록물관리기관의 장은 제1항의 규정에 의한 확인ㆍ점검결과 기록물관리가 부실하여 중요 기록물을 멸실시킬 우려가 있다고 판단되는 경우에는 당해 부서의 장에게 필요한 조치를 요청할 수 있다. 이 경우 당해 부서의 장은 특별한 사유가 없는 한 이에 응하여야 한다.