외교문서보존및공개에관한규칙
제1조(목적) 이 규칙은 사무관리규정(이하 "영"이라 한다)제28조제2항제1호ㆍ제3호 및 영 제33조제2항의 규정에 의하여 위임된 외교문서의 보존 및 공개 등에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
제2조(정의)
①이 규칙에서 "외교문서"라 함은 외무부(외교안보연구원 및 재외공관을 포함한다) 기타 중앙행정기관이 국내기관ㆍ외국정부기관 또는 국제기구 등을 대상으로 외교 및 대외업무를 수행하는 과정에서 생산 또는 접수한 문서를 말한다.
②영 제28조제2항제1호 단서에서 "외무부령이 정하는 외교문서"라 함은 제1항의 외교문서를 말한다.
제3조(외교문서의 이관 및 보존)
①중앙행정기관의 장은 영 제28조제2항제1호 단서의 규정에 의하여 외무부에 이관하여야 할 외교문서의 목록을 별지 제1호서식에 의하여 매년 3월 31일까지 외무부장관에게 제출하여야 한다.
②중앙행정기관의 장은 영 제28조제2항제3호의 규정에 의하여 당해 기관에서 외교문서를 계속 보존하는 경우에는 별지 제2호서식의 목록을 외무부장관에게 제출하여야 한다.
③외무부장관은 영 제28조제2항제2호 및 제3호의 규정에 의하여 중앙행정기관 및 정부기록보존소에서 보존하고 있는 외교문서를 제4조의 규정에 의한 공개를 위하여 당해 기관의 장 및 정부기록보존소장으로부터 대출받을 수 있다.
제4조(외교문서의 공개)
①외무부장관은 생산 또는 접수된 후 30년이 경과한 외교문서를 제5조의 규정에 의한 위원회의 심의를 거쳐 30년이 경과한 해의 다음 해 초일을 기하여 일반에게 공개하여야 한다. 다만, 제5조의 규정에 의한 위원회가 다음 각호의 1에 해당되는 것으로 결정하는 경우에는 그 기간이 경과한 후에도 공개하지 아니한다.
1. 국가안보를 위태롭게 하는 경우
2. 국가이익의 중대한 침해가 우려되는 경우
3. 개인의 이익이나 사생활의 명백하고 부당한 침해가 우려되는 경우
②제1항 각호의 1에 해당되어 공개하지 아니하기로 결정된 외교문서는 그 후 5년마다 제5조의 규정에 의한 위원회에 회부하여 공개여부를 재심의하여야 한다.
③외무부장관은 생산 또는 접수된 후 30년이 경과하지 아니하였거나 제1항 각호의 1에 해당되어 공개하지 아니하기로 결정된 외교문서에 대하여 열람의 요청이 있는 경우 열람하여야 할 특별한 사유가 있다고 인정되는 때에는 제5조의 규정에 의한 위원회의 심의를 거쳐 이를 허가할 수 있다.
제5조(외교문서공개심의위원회)
①다음 각호에 관한 사항을 심의하기 위하여 외무부에 외교문서공개심의위원회(이하 "위원회"라 한다)를 둔다.
1. 제4조의 규정에 의한 외교문서의 공개에 관한 사항
2. 제4조 및 제8조의 규정에 의한 외교문서의 공개 및 열람과 관련한 주요 민원사항
3. 기타 외교문서의 보존ㆍ공개와 관련하여 위원장이 부의하는 사항
②위원회는 위원장과 10인이상 15인이하의 위원으로 구성하며, 위원장은 외무부차관이 되고, 위원은 외무부 제1차관보ㆍ제2차관보ㆍ기획관리실장ㆍ외교정책기획실장ㆍ조약국장ㆍ문화협력국장ㆍ심의안건 관련국장 및 제7조의 예비심사위원중 1인과 총무처 정부기록보존소장 및 외무부장관이 위촉하는 전문가 1인으로 한다.
③위원장은 연 2회 정기회의를 소집하고, 필요에 따라 임시회의를 소집할 수 있으며, 심의안건중 사안이 중요하다고 판단되는 경우에는 관계공무원으로 하여금 심의에 참석하여 발언하게 할 수 있다.
④위원회의 회의는 재적위원 3분의 2 이상의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. 다만, 제4조제1항단서의 규정에 의하여 외교문서를 공개하지 아니하기로 하는 결정은 출석위원 전원의 찬성으로 의결한다.
⑤위원회에 간사 1인을 두되, 간사는 외교사료과장이 된다.
제6조(외교문서공개의 예비심사)
①외무부장관은 제4조제1항 및 제2항의 규정에 의하여 공개할 외교문서를 심의하기 전에 제7조의 예비심사위원으로 하여금 예비심사하도록 하여야 한다.
②외무부장관은 필요하다고 인정되는 경우에는 영 제28조제2항제1호 단서의 규정에 의하여 외교문서를 이관한 중앙행정기관의 장에게 별지 제3호서식에 의하여 당해 외교문서의 공개에 대한 의견을 조회할 수 있으며, 이를 접수한 중앙행정기관의 장은 접수후 30일 이내에 검토결과를 별지 제4호서식에 의하여 회신하여야 한다.
③외무부장관은 외교문서공개에 관한 사항을 위원회의 심의에 회부하는 때에는 제1항 및 제2항의 규정에 의한 예비심사결과 및 회신내용을 첨부하여야 한다.
제7조(예비심사위원)
①제6조제1항의 규정에 의하여 공개할 외교문서에 대한 예비심사를 하는 예비심사위원은 외무부장관이 위촉하는 3인 이상 5인 이하의 퇴직한 전직대사로 한다.
②예비심사위원의 위촉기간은 1년 이내로 하되, 외무부장관이 필요하다고 인정할 때에는 재위촉할 수 있다.
③예비심사위원은 심사과정에서 알게 된 외교상 기밀을 누설하여서는 아니된다.
④예비심사위원에 대하여는 예산의 범위안에서 수당 및 여비를 지급할 수 있다.
제8조(열람 및 복사)
①제4조제1항의 규정에 의하여 공개된 외교문서의 열람 또는 복사를 신청하고자 하는 자는 외무부장관에게 별지 제5호서식의 열람ㆍ복사신청서를 제출하여야 한다.
②제4조제3항의 규정에 의한 공개하지 아니한 외교문서의 열람요청은 별지 제6호서식에 의한다.
③제1항의 규정에 의한 외교문서의 열람 또는 복사는 문서원본의 훼손을 방지하기 위하여 원칙적으로 마이크로필름등으로 하여야 한다.
제9조(회고록등에 의한 외교사실의 공표)
①전직공무원이 회고록 등을 집필하기 위하여 생산 또는 접수된 후 30년이 경과하지 아니하거나 제4조제1항 단서의 규정에 의하여 공개하지 아니하기로 결정된 외교문서중 그가 재직중 담당하였던 업무에 관한 문서를 열람하고자 하는 경우에는 외무부장관에게 별지 제7호서식의 열람신청서를 제출하여야 한다.
②외무부장관은 제1항의 규정에 의한 열람신청서를 검토하여 필요한 경우 당해 문서를 이관한 중앙행정기관의 장의 의견을 들은 후 현재 진행중인 외교 및 대외업무의 수행에 지장이 없고 국가이익에 반하지 아니한다고 인정되는 경우에는 제4조제3항의 규정에 불구하고 열람신청에 응하여야 한다.
③전직공무원이 공개되지 아니한 외교사실을 회고록 등의 형태로 공표하고자 하는 경우에는 국가공무원법 제60조의 규정에 의한 비밀준수의 의무를 지켜야 하며, 외무부장관은 본인의 동의를 얻어 원고의 내용을 검토할 수 있다.